Effizientes Dokumentenmanagement

Jeden Tag erhalten die Mitarbeitenden in der öffentlichen Verwaltung verschiedenste Informationen in Papier, telefonisch oder digital. Dokumente suchen, finden und bearbeiten gehört zu den grundlegendsten Geschäftsprozessen in öffentlichen Verwaltungen.

Das Dokumentenmanagement-System (DMS) komXwork schafft Transparenz, Struktur und Sicherheit in Verwaltungsprozessen. komXwork dient der elektronischen Zusammenführung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten und Informationen. komXwork bietet über den gesamten Lebenszyklus der Akten hinweg alle Funktionalitäten zur ordnungsgemäßen Aktenführung und zum verwaltungsmäßigen Handeln. 

  Verwalten und archivieren Sie Ihre Dokumente

  Aktenmäßigkeit

  Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit

  Wahrheitsgetreuer Aktenführung

  Aktenauthentizität und -integrität

  Aktenverfügbarkeit und -beständigkeit

  Revisionssicher

  Datenschutzkonform

  Transparent und strukturiert

  Intuitiv und effizient

  Vielseitig anbindbar 

  Tiefe Integration in die Fachverfahren

  Funktional erweiterbar durch Module

  Verwaltung von Dokumenten

  Zielgerichteter Zugriff auf Informationen

  Aktenplan, bspw. der bay. EAPL

  Berechtigungs- und Zugriffskonzept

  Berichtserstellung

Unabhängig davon, wo sich die Unterlagen befinden oder in welchem Format sie vorliegen, werden sie zentral im Dokumentenmanagement-System komXwork zusammengeführt. Ob Mail, Brief oder Notiz – alle Dokumente eines Vorgangs liegen strukturiert an der richtigen Stelle. Von der Handakte bis hin zur Ablage – komXwork bietet über den gesamten Lebenszyklus der Akten hinweg alle Funktionalitäten zur ordnungsgemäßen Aktenführung und zum verwaltungsmäßigen Handeln.

Durch die Office-Integration können Sie sowohl direkt in Ihren Office-Programmen Dokumente im DMS ablegen als auch zentral in komXwork auf Outlook, Excel, Word oder PowerPoint zugreifen.

Transparenz, Übersicht, Kontrolle – dies sind die Vorteile, die sich ergeben, wenn Sie Ihre gesamten Informationen in einem strukturierten Ablagesystem erfasst und zusammengefügt haben. Damit keine „Einbahnstraße“ für Informationen entsteht, müssen diese nutzenorientiert und effizient bereitgestellt werden können. Mit der leistungsfähigen Suche von komXwork finden Sie Informationen und Dokumente mühelos und ohne großen Zeitaufwand.

Und dank komXsuite greifen Sie auch von unterwegs auf komXwork zu.

Der Aktenplan – bspw. der bay. EAPL – ist der Dreh- und Angelpunkt für die Dokumentenablage, die Steuerung von Berechtigungen, Ansatzpunkt für Wartungsregelwerke und für die Interaktion mit eAkten aus den Fachverfahren in komXwork.

Das Berechtigungs- und Zugriffskonzept fördert die teaminterne oder abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und schützt vor ungewollten Zugriffen. komXwork verbindet verwaltungskonformen Datenschutz mit der einer intuitiven Informationsbereitstellung.

Ein Reporting bzw. Berichtswesen dient dazu, wichtige und für die tägliche Arbeit relevante Daten ansprechend und verständlich darzustellen. Sowohl für operative Tätigkeiten als auch Projekte wird effizientes, gezieltes und datenbasiertes Handeln ermöglicht: Beispielsweise der (DMS)-Administration einer öffentlichen Verwaltung kann eine Darstellung bestimmter Daten, über die Standard-Funktionalitäten von komXwork hinaus, viele tägliche Herausforderungen enorm erleichtern. Für das Fällen von Entscheidungen werden oft Berichte benötigt, welche die aktuelle Situation zusammenfassen. Lassen Sie mit Hilfe von Berichten Ihre Daten sprechen und schaffen dort Transparenz, wo sie erforderlich ist.

Durch die tiefe Integration in die Fachverfahren ist es für Mitarbeiter einfach, medienbruchfrei und effizient zu bedienen. komXwork bringt zudem eine Web-Schnittstelle mit, durch welche Sie Ihre bestehende Systemlandschaft flexibel anbinden können.

Durch unsere langjährige Zusammenarbeit mit verschiedenen Partnern sind viele Schnittstellen zu anderen Systemen bereits vorhanden.

Sprechen Sie uns gerne auf eine Liste vorhandener Schnittstellen an.

  Erstberatung – um das Einsatzpotential in Ihrem Haus zu evaluieren.

  Organisationsgespräch – um gemeinsam den passenden Einrichtungsablauf zu planen

  Installation und Einrichtung von komXwork zusammen mit Ihrer IT

  Schulung Ihrer Mitarbeitenden – auch online möglich

  Fortlaufender Support

  Fortlaufende Weiterentwicklungen von komXwork

Holen Sie noch mehr aus Ihrem Dokumentenmanagement heraus – komXwork bietet hierfür folgende Zusatzmodule:

Führen Sie Aussonderung unkompliziert DSGVO-konform durch.

Archivieren Sie Anordnungsbelege und begründende Unterlagen.

Steuern Sie Ihre Signaturkomponenten direkt aus dem komXwork-Client an.

Bilden Sie virtuelle Briefkästen ab.

Automatisieren Sie Ihre Prozesse mit der hochskalierbaren Workflow-Engine komXflow und bilden Sie Ihre Postverteilung mit digitalen Postkörben ab.

Greifen Sie mit der mobilen Anwendung komXsuite auch von unterwegs auf Ihre Dokumente und Vorgänge in komXwork zu. Damit haben Sie Ihr DMS komXwork immer und überall dabei.

Sie haben Interesse an komXwork oder der funktionalen Erweiterung durch ein Modul?