Auf ein Wort

mit den digitalfabriX Gründern
Steffen Kleinmanns und Thomas Schweizer
digitalfabriX Geschäftsführer Steffen Kleinmann
Steffen Kleinmanns, Geschäftsführer

Herr Kleinmanns, die digitalfabriX ist das spannende, auf die digitale Zukunft fokussierte Ergebnis einer Reorganisierung der erfolgreichen LivingData und der AKDB. Welche Überlegungen führten zur Gründung der digitalfabriX?
Die digitalfabriX ist im Prinzip eine Erfolgsgeschichte innerhalb des AKDB-Konzerns. Die Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern, kurz AKDB, feiert 2021 Jubiläum, ist seit 50 Jahren am Markt und ist mittlerweile auf fast 1000 Mitarbeiter angewachsen. Die LivingData wurde 1997 gegründet als hundertprozentige Tochter der AKDB und beschäftigt mittlerweile mehr als 130 Angestellte. Wir sind also aus der kommunalen Verwaltungslandschaft in Bayern nicht mehr wegzudenken.

Das Aufkommen von Cloud-Technologien, aber auch zahlreiche Veränderungen in der Arbeitsweise von Kommunen – etwa hin zur papierlosen Verwaltung oder die zahlreichen Möglichkeiten der Bürgerbeteiligung – erfordern nicht nur Anpassungen in der Produktpalette, sondern auch in der Art und Weise, wie man aufgestellt und organisiert ist.

Wir stehen erst am Anfang der digitalen Revolution. Um für all das gerüstet zu sein, was noch vor uns liegt, haben wir uns entschlossen, verschiedene Einheiten zusammenzulegen. So sind wir voll fokussiert, um den Wandel hin zur digitalen Verwaltung bestmöglich unterstützen zu können.

Die Mitarbeiter der digitalfabriX kommen aus den unterschiedlichen Hintergründen bei der LivingData und der AKDB …
… was eine große Chance darstellt, um etwas Neues zu schaffen! Unter einheitlicher Leitung werden die verschiedenen Teams einen spannenden, bereichernden Kulturmix aus unterschiedlichen Herangehensweisen bilden, in dem man sich gegenseitig inspirieren und voneinander lernen kann!

Inspiration, Lernbereitschaft, Kommunikation – sind das die entscheidenden Schlüsselbegriffe, um Mitarbeiter und Kunden mitzunehmen auf den Weg des digitalen Wandels?
Ja, denn die Produkte und Geschäftsprozesse ändern sich komplett. Bei Cloud-Services zum Beispiel können die Beziehungen zwischen Anbieter und Kunden theoretisch nur noch in der Abwicklung von Zahlungsvorgängen bestehen. Wir aber sind allein schon durch die Historie der AKDB und deren Auftrag, die Verwaltungen bestmöglich zu unterstützen, ein integraler Bestandteil der kommunalen Landschaft. Daher ist uns Kundennähe extrem wichtig.

Aber wir erleben ja im Homeoffice durch die Corona-Krise, wie dieser Digitalisierungsschub, diese Digitalisierungserfahrung einerseits interne Geschäftsabläufe und Prozesse massiv verändert, andererseits aber auch die Art und Weise, wie wir mit unseren Kunden agieren: weniger vor Ort, mehr Videokonferenzen.

Nicht zuletzt verändert sich auch die Kommunikation der Bürger mit den Verwaltungen, was wiederum beeinflusst, welche Dienstleistungen und Services von den Kommunen angefragt werden. Das erfasst nicht nur die Verwaltungen, sondern auch die Wirtschaft, lokale Unternehmen, Vereine, die Tourismusverbände …

… also das gesamte kommunale Ökosystem.
Die Digitalisierung durchdringt alle Lebensbereiche, weshalb man zunehmend in Ökosystemen denken muss. Wie interagieren unsere Mitarbeiter mit unseren Kunden, den Kommunen? Wie interagieren die Kommunen wiederum mit ihren Kunden, den Bürgern? Die digitalfabriX hat den Auftrag, den kompletten kommunalen Austausch auf allen Ebenen durchzudenken.

Denn gelebte Verwaltung, in der die Bürger die Qualität eines geordneten Verwaltungsbetriebs dann auch erfahren – das kann auch die Sichtweise auf die Demokratie und ein geordnetes Staatswesen positiv formen. Aus dieser Perspektive ist die Digitalisierung ein enorm großes Thema.

Die digitalfabriX will also den digitalen Wandel sinnstiftend gestalten. Wie kam es zur Namensfindung?
Die industrielle Revolution mit ihren Fabriken und dem Entstehen einer Arbeiterklasse hat die Welt vor über 200 Jahren nachhaltig verändert. Jetzt stehen wir am Anfang der digitalen Revolution, einem mindestens ebenso dramatischen Wechsel wie damals. Wir wollen mit der digitalfabriX den digitalen Wandel mit den richtigen Lösungen unterfüttern. Wir wollen uns darüber hinaus mit den Produkten und Leistungen der digitalfabriX in ein Gemeinwohl und einen Gemeinnutzen einbringen. Wir tun das, um die Lebensqualität der Bürger und das gesamte kommunale Ökosystem zu verbessern. Dazu zählt die Stärkung der lokalen Kulturbetriebe, Wirtschaftsunternehmen, Schulen, Kindergärten, Freibäder – eben von allem, was dazugehört. Wir tun das nicht nur aus wirtschaftlichen Interessen, sondern im Sinne des Gründungsauftrags der AKDB und der gesamten Unternehmensgruppe: Nämlich den Verwaltungen Unterstützungsleistungen zukommen zu lassen und deren Arbeit effizienter zu gestalten.

Man könnte also sagen, die Lebensqualität der Menschen ist Sinn und Zweck der digitalfabriX?
Vor meiner Zeit bei der LivingData und damit vor der digitalfabriX war ich mehrere Jahre in einem Beratungsunternehmen im Bereich Business Intelligence tätig, wo es im Prinzip um das Absichern von Entscheidungen und die Erhöhung von Entscheidungsqualität ging. Im öffentlichen Bereich sind jeden Tag Entscheidungen zu treffen, die gut abgesichert und begründet werden müssen. Es gibt ein ganz großes Interesse daran, diese Entscheidungen auch so transparent zu gestalten, dass sie anderen vermittelbar sind. Auch das wollen wir angehen und gute Entscheidungsgrundlagen herausarbeiten, um die Lebensqualität aller zu verbessern – weil eben die Entscheidungen richtig getroffen werden können.

Je besser die digitalfabriX arbeitet, desto mehr kommt das am Ende auch den Bürgern zugute. Das ist ein Auftrag, den ich für sehr sinnvoll erachte.

Von der Bürgerbeteiligung bis zum Online-Zugangs-Gesetz: Die Kommunen stehen bei der Digitalisierung vor unterschiedlichsten Herausforderungen. Was ist die wichtigste „Zutat“ in der erfolgreichen Partnerschaft der digitalfabriX mit ihren Kunden?
Ganz klar: Vertrauen. Wir haben als Anbieter bereits über Jahrzehnte dieses Vertrauen im Markt aufgebaut und in den letzten Jahren viel geleistet, um unseren Kunden immer wieder aufs Neue zu beweisen, dass wir der richtige Partner auf dem Weg in die Zukunft sind. Wir entwickeln uns ständig weiter, um zur rechten Zeit mit den richtigen Produkten und Leistungen bereitzustehen.

Die Konstellationen bei den Kunden sind ganz unterschiedlich, aber wir haben für alle das richtige Angebot, sind für alles offen und können sehr individuell vorgehen.

Lassen sie uns einen kleinen Blick in Zukunft der digitalfabriX werfen: Was wird der nächste „Meilenstein“ sein, den die digitalfabriX für ihre Kunden erreicht?
Ich freue mich sehr darauf, wenn wir unseren Kunden das Komplettangebot der umfassenden Digitalisierungsberatung bieten können. Dabei geht es mehr denn je darum, über die reinen Softwareprodukte und die technischen Lösungen hinauszudenken. Das ist der wesentliche Meilenstein: Wir haben die richtigen Konzepte und Prozessvorlagen, um die geeignete Beratung mit technischen Lösungen zu verknüpfen, die auf unsere bewährten digitalen Workflows aufbauen. So können wir unseren Kunden die Hand reichen und ihnen als Lotse Wege in die digitale Zukunft aufzeigen – in der man dann auch getrost von bisherigen, analogen Prozessen ablassen kann.

DigitalfabriX Thomas Schweizer
Thomas Schweizer, Mitglied der Geschäftsleitung

Herr Schweizer, Sie gelten als der „Vater der Software“ von LivingData und jetzt der digitalfabriX. Ist das eine passendes Attribut für Ihre Rolle bei der digitalfabriX?
Ich bin 2001 als Produkt-Manager zur LivingData gekommen, die damals ein klassisches Systemhaus war. Damals haben wir mit der Software-Entwicklung gestartet, mit einem „halben“ Software-Entwickler und haben so bereits damals den Grundstein für unsere erfolgreiche Produktfamilie der „komX“-Reihe gelegt. Wir haben uns am Bedarf des Marktes im Bereich Digitalisierung orientiert und Lösungen für die damals aktuellen Bedürfnisse der Kunden angeboten: Content-Management-Systeme für den Webauftritt, Behördenwegweiser und einen „Zuständigkeitsfinder“: Ein Verzeichnisdienst, mit dem definiert werden kann, dass verschiedene Personen im Haus verschiedene Rollen einnehmen können. Klassisches Beispiel ist da immer der Bürgermeister, der gleichzeitig Bauunternehmer, Feuerwehrkommandant und Vorsitzender von mehreren Vereinen ist und so in unterschiedlichen Rollen mit unterschiedlichen E-Mail-Adressen und Telefonnummern erreichbar sein muss. In diesem System waren bereits Formulare hinterlegt und Aufgaben und Prozesse angedeutet.

2005 haben wir dann als weiteren Meilenstein ein „Document-Management-System“ auf den Markt gebracht, das seitdem kontinuierlich weiterentwickelt wurde und dem inzwischen über 1000 Verwaltungen vertrauen. 2009 haben wir die AKDB-Fachverfahren hinzugenommen, als E-Akten-System. Das war ein ganz entscheidender Meilenstein, als unser komX-Produkt das Vertrauen unseres Mutterkonzerns, der AKDB, erhalten hat.

Vertrauen ist ein Schlüsselbegriff in der Digitalisierung, da man sich angesichts der komplexen Herausforderungen auf die Kompetenz seines Partnernetzwerks verlassen können muss.
Absolut! Pragmatische, agile Software-Entwicklung funktioniert nur in einem leistungsstarken Netzwerk, in dem sich jeder Partner optimal einbringt. Wir haben deshalb von Anfang an auch in der Entwicklung auf verlässliche, kompetente Partner gesetzt. „Netzwerk“ bedeutet für uns aber auch, mit den Kunden gemeinsam passende, sofort anwendbare Lösungen zu finden, die sich konkret am aktuellen Bedarf orientieren. Gleichzeitig können unsere Kunden darauf vertrauen, eine moderne Softwarelösung zu erhalten, die zukunftssichere Schnittstellen enthält und allen rechtlichen Bestimmungen und Anforderungen entspricht.

Die Digitalisierung ist ein Prozess, der sich ständig weiterentwickelt. Auf der einen Seite steht also der aktuelle Bedarf von digitalen Leistungen zur erfolgreichen Bewältigung der Verwaltungsaufgaben. Auf der anderen Seite die rasend schnelle technische Entwicklung, die ständig neue digitale Möglichkeiten eröffnet. Wie lässt sich diese Herausforderung der Digitalisierung am besten bewältigen?
Durch partnerschaftliche Beratung! Die digitalfabriX ist ein modernes und gleichzeitig bodenständiges Digital-Unternehmen, da wir aufgrund unserer Historie und der langjährigen erfolgreichen Marktpräsenz unserer Produkte in der kommunalen Landschaft fest verwurzelt sind. Kundennähe hat für uns höchste Priorität: Auf jeden Entwickler kommen in meinem Team vier Berater, die unseren Kunden im ständigen partnerschaftlichen Austausch zur Seite stehen. Wir wissen also genau, wo der digitale Schuh drückt – und haben die passende Lösung dafür im Angebot. Wir lassen unsere Kunden mit der Digitalisierung nicht allein, sondern stehen immer ehrlich und offen beratend zur Seite.

Offene Kommunikation auf Augenhöhe, ein eng verknüpftes Netzwerk zwischen Kunden und Dienstleistern und eine vertrauensvolle Partnerschaft sind also die Schlüsselbegriffe für den erfolgreichen Weg in die Digitalisierung?
Ja, denn nur so können die unterschiedlichen Perspektiven auf die Digitalisierung erfolgreich gebündelt werden. Ob er politische Entscheidungsträger, die Sachbearbeiterin, der Bürger – oder auch der Software-Entwickler oder Berater der digitalfabriX: Jeder hat einen eigenen Blickwinkel auf die Digitalisierung und macht sich – abhängig von seinen ganz konkreten Alltagsanforderungen – in seiner eigenen Geschwindigkeit auf den Weg in die digitale Zukunft. Unsere Softwareprodukte berücksichtigen das und bringen Lösungen und Bedarf bei den Menschen, den „Nutzern“, zusammen, die so mindestens von einer Arbeitserleichterung profitieren und damit mehr Lebensqualität erfahren. So macht die Nutzung von Software dann sogar noch Spaß!

Sie haben die Geschwindigkeit der Digitalisierung angesprochen und das hohe Tempo, mit dem technische Neuerungen unsere Gesellschaften verändern.
Diese Geschwindigkeit sorgt natürlich für Komplexität und damit Unsicherheit, vor allem auch im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit. Die digitalfabriX schafft hier für unsere Kunden eine Vertrauensbasis, auf der das technisch Mögliche im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen umgesetzt wird. Also: Hundertprozentige Datensicherheit, aber auch auf Vertrauen auf Zukunftssicherheit: Die von uns erstellten Softwaresysteme und ‑lösungen sind jetzt schon mit vielfältigen Schnittstellen für die Zukunft und damit eventuelle Nachfolgesysteme und veränderte Anforderungen ausgestattet. Das verstehen wir unter digitaler Nachhaltigkeit: Unsere Kunden können sich bei der digitalfabriX darauf verlassen, dass wir sie in der Gegenwart abholen und ehrlich und vorausschauend mit unseren Produkten und unserer Beratungsleistung in die Zukunft führen.

Das Beratungsteam der digitalfabriX steht also in ständiger Kommunikation mit den Kunden, um schnell und kompetent den individuell zum Kundenbedarf passenden Lösungsansatz zu ermitteln und umzusetzen?
Die digitalfabriX übernimmt eine Art Lotsenfunktion für unsere Kunden, um sie mit der passenden modernen Software und dem Beratungsteam durch das mitunter auch stürmische Datenmeer der Digitalisierung zu führen. Als Leuchtturm, der den sicheren Weg aufzeigt, wollen wir für unsere Kunden immer sichtbar und vor allem ansprechbar bleiben. Das ist die Aufgabe unserer Berater. Sie ermitteln in der Kommunikation die Anforderungen, und unterstützen bei allen Fragen der Umsetzung und Anwendung.

Zudem werden wir unser bereits bewährtes Angebot in den Bereichen Fortbildung, Schulung und Weiterbildung parallel erweitern. So unterstreicht die digitalfabriX, dass wir nicht nur mit unseren erprobten und ständig weiterentwickelten Softwareprodukten der partnerschaftliche Begleiter für die kommunale Verwaltung auf ihrem Weg in die Digitalisierung sind.

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